Manual Modulo Facturacion
Introducción
Descubre Facturación
Facturación es un sistema a través del cual puede calificar todas las llamadas desde su PBX. Permitir que se generen informes resumidos y detallados.
Vocom Suite es un conjunto de programas que se integran con plataformas basadas en Asterisk, debajo de la lista de estos programas:
- SwitchBoard
- Facturacion
- Recording
- Call Center Reports
- Stats (Call Center Reports)
- Dialer
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Dashboard
El Dashboard muestra las últimas llamadas del sistema y se actualiza cada minuto. La última llamada se muestra en la parte superior.
PBX
En la sección PBX encontraremos todo lo relacionado con la configuración de los operadores, extensiones, troncales y centros de costos, debajo de una breve descripción de cada uno de ellos:
- Operadores, los proveedores del servicio telefónico externo, como Telnyx, Twilio, etc.
- Extensiones, las extensiones que queremos obtener informes.
- Troncales, los diferentes troncales creados en nuestra PBX que están asociados con los operadores previamente creados.
- Centro de Costos, para obtener informes por centros de costos es necesario asignar a cada extensión uno.
Operadores
El primer paso para poder tarificar una llamada es definir los diferentes operadores a los que vamos a interconectar, para esto debemos ir a PBX/Carriers.
La información a configurar es la siguiente:
- Carrier, simplemente escriba el nombre del operador, que se usará más tarde.
- Share, si está marcada, el operador y las tarifas asignadas se compartirán con los otros Tenants.
Extensiones
Es necesario sincronizar las extensiones que se les aplicará un costo, para esto debemos ir a PBX/Extensions.
La información para configurar es la siguiente:
- Extension, número de extensión que se creará.
- Name, nombre que describe al usuario de la extensión.
- Cost Center, centro de costos al que está asociada la extensión, este Centro de costos debe haberse creado previamente.
- Price Category, tipo de tarifa que se cobrará a la extensión, estas tarifas se crean en tarifas y hay dos tipos, las del Operador (predeterminado) y la de Cliente.
Troncales
Es necesario sincronizar y configurar los enlaces troncales, ya que están asociados con un operador y de esta manera puede cargar las llamadas con mayor precisión. También hay informes de troncales que nos ayudan a verificar si lo que el operador está cargando es correcto. Para configurar las troncales, es necesario ir a PBX/Trunks.
Los datos a configurar son los siguientes:
- Trunk Device, el nombre de la troncal tal como aparece en la llamada, por ejemplo, en el caso de los canales Dahdi es un número.
- Description, breve descripción para identificar la troncal.
- Technology, tipo de tecnología de la troncal.
- Pilot Number, número de piloto asociado a la troncal, puede ser un DID o un número de teléfono que identifica la troncal.
- Carrier, el operador que proporciona el servicio. Muy importante ya que esto depende de cómo cargará las llamadas que recibe esta troncal.
Centro de Costo
Es posible obtener informes organizados por centros de costos, para esto es necesario asignarles a las extensiones el Centro de Costo al que pertenece.
Los datos para configurar son los siguientes:
- Cost Center, nombre corto del centro de costos.
- Person in Charge, persona a cargo del Centro de Costos
Directorio
Para identificar mejor los destinos de las llamadas, es posible agregar un directorio telefónico externo. En los informes aparecerá el número junto con el nombre del contacto configurado aquí.
Los datos a configurar son los siguientes:
- Telephone, número de teléfono que se incluirá en el directorio. Debe ser único.
- Contact Name, breve descripción del contacto o empresa.
- Dial Prefix, cuando se realiza una llamada desde la central en el CDR, generalmente se almacena junto con el prefijo, por ejemplo, si vamos a llamar al número 88823700, y para llamar es necesario marcar 9, en el CDR se almacenará 988823700. El prefijo 9 debe agregarse aquí para identificar correctamente la llamada saliente. Para las llamadas entrantes que reciben CID, este prefijo no se utiliza.
También es posible importar una lista csv que contenga la siguiente información y en el siguiente orden.
- mode, add o delete
- full_name, breve descripción del contacto o empresa.
- phone_number, número de teléfono que se incluirá en el directorio. Debe ser único.
- dial_prefix, cuando se realiza una llamada desde la central en el CDR, generalmente se almacena junto con el prefijo, por ejemplo, si vamos a llamar al número 88823700, y para llamar es necesario marcar 9, en el CDR se almacenará 988823700. El prefijo 9 debe agregarse aquí para identificar correctamente la llamada saliente. Para las llamadas entrantes que reciben CID, este prefijo no se utiliza.
Tarifas
Tarifas de Operadores
Es muy fácil crear las tarifas de los diferentes operadores, para este proceso hay dos métodos, que mostraremos a continuación:
1.- Importación tarifas desde archivos csv
Para importar tarifas, debe presionar el botón Importar, luego habrá dos campos,
- Carrier, nombre del operador asociado con las tarifas a importar, este nombre debe haberse creado previamente en PBX/Carrier.
- Rates, cargar el archivo CSV con las tarifas para importar. Este archivo debe tener el siguiente formato:
- Group Name, nombre de que las tarifas están agrupadas, por ejemplo, si vamos a cargar tarifas a EE. UU., que ubica a EE. UU., en otras palabras, podría ser el nombre del país.
- Code, código de país o región, ejemplo EE. UU. es 1, México 52. También puede ser más específico EE. UU., Miami 1305.
- Call Cost, costo de la llamada.
- Cost Interval, cada cuantos segundos se aplica el costo.
- Code Description, descripción específica del código, ejemplo en el caso del código 1305, en Group name es USA pero en Code Description es Miami.
- Dial Prefix, si es necesario agregar un prefijo al código, en muchos países se utiliza el número “00” para llamadas internacionales.
Para ver un ejemplo del formato CSV, puede descargarlo haciendo clic en el botón “Download CSV Format”
2.- Crear tarifa manualmente
Es posible crear o modificar una tarifa existente, para crear una nueva tarifa manualmente debe configurar lo siguiente:
- Description, breve descripción del grupo de códigos a crear.
- Grace Time, definir los segundos gratis de la duración de la llamada para cada llamada.
- Connect Cost, costo a aplicar al iniciar la llamada.
- Call Cost, representa el costo global para aplicar a todos los códigos de marcado sin un costo definido.
- Cost Interval, define con qué frecuencia se aplicarán los segundos al costo global.
- Carrier, define a qué operador pertenece este grupo de códigos de marcación y tarifas.
- Dial Prefix, cualquier número que se marque antes de un número de teléfono para iniciar una llamada telefónica con el fin de seleccionar un circuito de telecomunicaciones apropiado por el cual se enrutará la llamada.
- Prepend, cualquier número para anteponer al comienzo del número marcado, al momento de mostrar un informe.
- Call Type, le permite definir qué tipo de llamadas representan estos códigos de marcación.
- Dial Code Category, le permite clasificar sus códigos de marcación para hacer informes por él.
En la tabla de códigos de marcado, se debe configurar lo siguiente:
- Code, el número marcado total o parcial que se guardó en el CDR.
- Call Cost, representa el costo global para aplicar a todos los códigos de marcado sin costo definido.
- Cost Interval, cada cuantos segundos se aplica el costo.
- Description, breve descripción del código a crear.
- Dial Prefix, cualquier número que se marque antes de un número de teléfono para iniciar una llamada telefónica con el fin de seleccionar un circuito de telecomunicaciones apropiado por el cual se enrutará la llamada. Si está vacío, se toma el global.
- Prepend, cualquier número para anteponer al comienzo del número marcado, al momento de mostrar un informe. Si está vacío, se toma el global.
Tarifas de Clientes
Es muy fácil crear tarifas personalizadas, esta opción es muy útil para hoteles o instituciones que cobran llamadas, para este proceso hay dos métodos, que mostraremos a continuación:
1.- Importación tarifas desde archivos csv
Para importar tarifas, debe presionar el botón Importar, luego habrá dos campos,
- Rates, cargar el archivo CSV con las tarifas para importar. Este archivo debe tener el siguiente formato:
- Group Name, nombre en el que se agrupan las tarifas, por ejemplo, si vamos a cargar tarifas a EE. UU., que ubica a EE. UU., en otras palabras, podría ser el nombre del país.
- Code, código de país o región, ejemplo EE. UU. es 1, México 52. También puede ser más específico EE. UU., Miami 1305.
- Call Cost, Costo de la llamada.
- Cost Interval, cada cuantos segundos se aplica el costo.
- Code Description, descripción específica del código, ejemplo en el caso del código 1305, en Group name es USA pero en Code Description es Miami.
- Dial Prefix, Si es necesario agregar un prefijo al código, en muchos países se utiliza el número “00” para llamadas internacionales.
Para ver un ejemplo del formato CSV, puede descargarlo haciendo clic en el botón “Download CSV Format”
2.- Crear tarifa manualmente
Es posible crear o modificar una tarifa existente. Para crear una nueva tarifa manualmente, debe configurar lo siguiente:
- Description, breve descripción del grupo de códigos a crear.
- Grace Time, definir cuántos segundos estarán libres de la duración de la llamada para cada llamada.
- Connect Cost, costo para aplicar cuando la llamada con conexión.
- Call Cost, representa el costo global para aplicar a todos los códigos de marcado sin costo definido.
- Cost Interval, cada cuantos segundos se aplica el costo.
- Dial Prefix, cualquier número que se marque antes de un número de teléfono para iniciar una llamada telefónica con el fin de seleccionar un circuito de telecomunicaciones apropiado por el cual se enrutará la llamada.
- Prepend, cualquier número para anteponer al comienzo del número marcado, al momento de mostrar un informe.
- Call Type, le permite definir qué tipo de llamadas representan estos códigos de marcación.
- Dial Code Category, le permite clasificar sus códigos de marcación para hacer informes por él.
En la tabla de códigos de marcado, se debe configurar lo siguiente:
- Code, el número marcado total o parcial que se guardó en el CDR.
- Call Cost, representa el costo global para aplicar a todos los códigos de marcado sin costo definido.
- Cost Interval, cada cuantos segundos se aplica el costo.
- Description, breve descripción del código a crear.
- Dial Prefix, cualquier número que se marque antes de un número de teléfono para iniciar una llamada telefónica con el fin de seleccionar un circuito de telecomunicaciones apropiado por el cual se enrutará la llamada. Si está vacío, se toma el global.
Categoría de Precios
Cada extensión está asociada a una categoría de precio. Esto tiene el objetivo de poder cargar en forma diferenciada por extensión. Muy útil para hoteles.
Los datos a configurar son los siguientes:
- Name, breve descripción de la categoría de precios.
- Markup, el porcentaje agregado por un vendedor al costo de las tarifas de un operador/cliente para cubrir los gastos y las ganancias en la fijación del precio de venta.
- Cost By, define si las extensiones con esta categoría utilizarán las tarifas del operador o del cliente. Si se selecciona Cliente, es necesario configurar la siguientes opciones.
- Customer Rate, puede agregar varias tarifas de clientes con diferentes marcas.
- Markup, El porcentaje agregado por un vendedor al costo de las tarifas de un transportista / cliente para cubrir los gastos y las ganancias en la fijación del precio de venta. Si no está definido o es cero, se toma el global.
- Share, si está marcada, la categoría de precios se compartirá con todos los tenants.
Categorías de Códigos de Marcado
Esta opción nos permite obtener informes más descriptivos sobre el código de destino.
Los datos a configurar son los siguientes:
- Name, nombre corto del código de marcación, por ejemplo, nacional, internacional, etc.
- Description, breve descripción del código de marcación, por ejemplo, llamadas nacionales, llamadas internacionales, etc.
Herramientas
En la sección Herramientas encontraremos las siguientes opciones:
- Call Simulator, simula el costo de una llamada.
Simulador de Llamadas
Simula el costo de una llamada, este módulo es muy útil para probar las tarifas.
Los datos a configurar son los siguientes:
- Source, extensión que hace la llamada.
- Destination, número de destino de la llamada.
- Call Direction, tipo de llamada, entrante, saliente, interna o de tránsito.
- Carrier, operador utilizado para hacer la llamada.
- Call Duration, duración de la llamada.
- Currency, le permite definir en qué moneda se mostrarán los resultados. El intercambio se realiza de acuerdo con la moneda de las tarifas.
Usuarios
En esta sección es donde creamos usuarios con sus roles, aquí hay una breve descripción de lo que veremos:
- Permiso del Sistema, cree perfiles para limitar el acceso a ciertas extensiones, troncales y centros de costos.
- Roles, cree perfiles para definir a qué opciones tendrá acceso el usuario.
- Usuarios del Sistema, cree el usuario con sus respectivos roles y permisos del sistema.
Permisos del Sistema
Es posible limitar a qué Extensiones, Troncales o Centros de Costo tendrá acceso un usuario, para lo cual es necesario ir a USUARIOS / Permiso del Sistema.
Los datos a configurar son los siguientes:
- Description, breve descripción del permiso del sistema.
- Extensions, Las extensiones a las que el usuario tendrá acceso.
- Trunks, las troncales a los que el usuario tendrá acceso.
- Cost Center, el Centro de costos al que tendrá acceso el usuario.
Roles
Usando los Roles, podemos limitar a qué módulos tendrá acceso el usuario, para lo cual es necesario ir a USERS/Roles.
Los datos a configurar son los siguientes:
- Name, breve descripción del Role.
- Menu Access, a qué módulos tendrán acceso los usuarios asociados con este Role.
Usuarios del Sistema
En Usuarios del sistema se crean todos los usuarios del sistema, para lo cual es necesario ir a USERS/System del sistema.
Los datos a configurar son los siguientes:
- User, usuario para iniciar sesión en el sistema.
- Password, contraseña para iniciar sesión en el sistema.
- Role, role que se asociará con el usuario.
- System Permission, permisos para acceder a diferentes módulos que tendrá el usuario.
- Tenant, tenant al que pertenece este usuario.
- Timezone, zona horaria del usuario, muy importante ya que los informes se mostrarán en la zona horaria del usuario.
- Language, idioma en el que se mostrará la interfaz de usuario.
- Active Account, indica si la cuenta está activa o no.
Configuraciones
En Configuración es donde se puede modificar toda la información del entorno del sistema como ser, Perfil de la empresa, Correo electrónico, Servidor PBX, etc.
Opciones de configuración
- Perfil de la Empresa, para configurar la información de la empresa.
- Tipos de Cambio de Divisas, para configurar los diferentes tipos de cambio de divisas a utilizar.
- Configuración de Correo Electrónico, para configurar la cuenta para enviar correos electrónicos, necesaria para la opción de informes automáticos.
- Servidor PBX, conexión entre Facturación con VocomPBX.
- Licencia, activación e información de licencia.
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Perfil de la Empresa
Para configurar la información de la empresa, vaya a SETTINGS/Company Perfil
GENERAL
Los datos a configurar son los siguientes:
- Company Name, de parte de la empresa. Esto aparecerá en el encabezado de todos los informes.
- Country, país donde está instalada la central.
- Timezone, La zona horaria se usa como la zona horaria predeterminada al crear usuarios del sistema.
- Address, Dirección de la Empresa (opcional).
- Telephone, Teléfono de la Empresa (opcional).
- Email, Correo Electrónico de la Empresa (opcional).
- Logo, logotipo de la empresa, aparecerá en el encabezado de todos los informes.
DISPLAY SETTINGS
Los datos a configurar son los siguientes:
- Date Format, seleccione el formato de fecha deseado para mostrar en los informes y la interfaz.
- Date Separator, tipo de separador para la fecha que se mostrará en los informes y la interfaz.
- Time Format, seleccione el formato de hora que se mostrará en los informes y la interfaz.
- Call Duration Format, seleccione el formato de duración de la llamada para mostrar en los informes y la interfaz.
- Thousand Separator, tipo de separador de miles para mostrar el costo de las llamadas en los informes y la interfaz.
- Decimal Places, Número de decimales de costos de llamadas que se mostrarán en los informes y la interfaz.
- Decimal Separator, tipo de separador decimal para mostrar el costo de las llamadas en los informes y la interfaz.
COST SETTINGS
Los datos a configurar son los siguientes:
- Currency, moneda local.
- Currency Exchange Provider, Proveedor de tipo de cambio (Google o Yahoo).
- Default Outgoing Cost, costo de las llamadas salientes cuando no se encuentra ninguna tarifa asociada.
- Default Incoming Cost, costo de las llamadas entrantes cuando no se encuentra ninguna tarifa asociada.
- Default Internal Cost, costo de llamadas internas cuando no se encuentra ninguna tarifa asociada.
PDF SETTINGS
Los datos a configurar son los siguientes:
- Page Size, tamaño de página a utilizar para generar informes.
- Footer, leyenda que aparecerá en el pie de página de todos los informes.
Tipo de Cambio de Divisas
El programa es multi moneda, puede obtener informes en la moneda que el usuario desee.
Para visualizar un cambio de moneda
es necesario ir a SETTINGS/Currency Exchange Rates.
Seleccione el país y luego presione el botón Agregar intercambio. El tipo de cambio del día aparecerá con la posibilidad de cambiarlo manualmente.
Configuración de Correo Electrónico
Para poder utilizar el módulo de envío de informes automáticamente, es necesario configurar una cuenta de correo electrónico, para configurar esta cuenta vaya a SETTINGS/Email.
Los datos a configurar son los siguientes:
- Type, seleccione el tipo de servidor de correo electrónico a usar.
- SMTP secure, tipo de seguridad.
- Host, servidor de correo electrónico.
- Port, puerto del servidor de correo electrónico.
- Username, usuario para autenticarse en la cuenta de correo electrónico.
- Password, contraseña para autenticarse en la cuenta de correo electrónico.
- From Name, nombre del propietario del correo electrónico.
- From Email, correo electrónico completo.
- BCC Email, si desea enviar una copia del correo electrónico oculto, escríbalo aquí.
- Test Configuration, prueba de configuración de correo electrónico.
Reportes
Facturación genera muchos informes resumidos y detallados. Para generar informes, vaya a REPORTS.
Entre los informes que podemos generar están:
- Por extensiones
- Por transportista
- Por centro de coste
- Por código de cuenta
- Por código de autorización
Ademas es posible aplicarle filtros horarios y de códigos a todos los reportes.
Creador de Reportes
Report Builder genera todos los informes detallados y resumidos por extensión, centro de costos, troncales, etc.
Los datos a configurar son los siguientes:
- Title, esto representa el título del informe, se requiere solo cuando el informe se guarda como plantilla.
- Group By, generar el informe agrupándolo por la opción seleccionada.
- Type, generar el informe con la opción seleccionada.
- Period, rango de fecha y hora a tener en cuenta en el informe.
- Extensions, extensiones que se incluirán en el informe, si se selecciona la verificación, se incluirán todas las extensiones.
- Carriers, operadores que se incluirán en el informe, si se selecciona el cheque, se incluirán todos los operadores.
- Cost Center, centro de costo que se incluirá en el informe, si se selecciona el cheque, se incluirán todos los centros de costo.
- Account Codes, códigos de cuenta que se incluirán en el informe, si se selecciona el cheque, se incluirán todos los códigos de cuenta.
- Format, define el formato en el que se exportará el informe.
- Currency, moneda para mostrar el informe.
- Call Types, tipos de llamadas que se incluirán en el informe.
- Duration Min/Max, duración Min/Max expresada en segundos.
- Cost Min/Max, costo Min/Max expresado en moneda local.
- Hourly Filter, filtro de hora para usar para generar el informe. Este filtro debe haber sido creado previamente.
- Dial Codes Filter, filtro de códigos de marcación utilizado para generar el informe. Este filtro debe haber sido creado previamente.
- Top Limit, limitar la cantidad de elementos para mostrar en los informes principales.
Puede crear un perfil para su uso posterior en el Report Schedule, configurar la información y presionar el botón “Save”.
Filtros Horarios y de Códigos
HOUR FILTER
Los filtros de horas se utilizan para seleccionar solo las llamadas realizadas dentro del tiempo establecido en el filtro. Esta pantalla muestra un filtro de horas de trabajo.
Los datos a configurar son los siguientes:
- Filter By, tipo de filtro para crear, días y horas o prefijos.
- Description, breve descripción del filtro.
- Days and Hours, día de la semana y horas para seleccionar en el filtro.
DIAL CODES FILTER
Los datos a configurar son los siguientes:
- Filter By, tipo de filtro para crear, días y horas o prefijos.
- Description, breve descripción del filtro.
- Prefix, prefijo para incluir en el filtro.
- Exclude, seleccione si desea excluir este prefijo al aplicar este filtro.
- Comparison Mode, tipo de comparación a usar cuando se compara el prefijo.
- Call Types, tipo de llamadas en las que se aplicará este prefijo.
Reportes Agendados
Facturacion permite la ejecución de informes de forma automática y periódica. Para configurar esta opción, vaya a REPORTS/Reports Schedule.
Los datos a configurar son los siguientes:
- Description, breve descripción del informe programado.
- Start Date, día para ejecutar el proceso.
- Report, informe para usar, debe haber sido creado previamente.
- Repeat Mode, periodicidad para la ejecución del proceso.
- Sent To, correo electrónico para enviar el informe.
- Enabled, es posible habilitar o deshabilitar los horarios.
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